• Takto vyzerá úloha, ktorú určite treba spraviť

Takto vyzerá dôležité upozornenie.

Termín na uzavretie registrácie 2022, odoslanie záverečných správ z podujatí ako aj na vykonanie všetkých ďalších zmien v roku 2022 je do 15.12.2022 Termín pre odoslanie prvej registrácie 2023 je do 31.01.2023

Kontrola a aktualizácia členov a kolektívov

Kto ešte tak neurobil, je najvyšší čas.

Kolektívy:

• Vytvorte novovzniknuté kolektívy
  • Nastavte čo najpresnejší reálny dátum vzniku kolektívu na karte údaje.
• Nastavte Dátum zániku zaniknutým kolektívom. [na karte Údaje jednotky]
  • Pozn: Zaniknuté kolektívy nevymazávame. Uchováva sa tak história členstva.
• Každému kolektívu nastavte Okres a Kraj 
  • Tieto polia sa doťahujú do exportov. Nastavíte ich na karte Kontakty jednotky.
• Každý kolektív musí mať hlavného vedúceho (aspoň jedného z animátorov) a vedúceho
  • Tieto polia sa doťahujú do exportov.Nastavíte ich na karte Funkcie jednotky.

Ľudia:

• Pridajte do kolektívov nových ľudí.
• Ukončite členstvo v jednotkách bývalým členom.
• Popresúvajte ľudí do správnych kolektívov, tak ako majú byť.
  • Využite akciu Presunúť alebo novú akciu Pridať do inej jednotky

Dátumy vzniku / zániku / členstva / funkcií… nastavte čo najpresnejšie podľa skutočného dátumu.

Nastavenie funkcií

• Aktualizujte hlavných vedúcich a vedúcich ZK.
  • Ukončite funkciu bývalým vedúcim k skutočnému dátumu
  • Pridajte funkciu novým vedúcim k skutočnému dátumu
  • Každý kolektív musí mať určeného aspoň hlavného vedúceho
  • Hlavný vedúci by mal mať v svojom profile uložený primárny mail a mobil
  • Skontrolovať si to môžete vyexportovaním Informačného listu kolektívov
• Aktualizujte funkcie aj v stredisku (predseda, ekonóm a pod.).
  • Podobne ako pri ZK, nastavte funkcie Predseda strediska, Ekonóm, Člen strediskovej rady, Kontakt pre Tee-pee…

Staré záznamy funkcií (teda napr. bývalých vedúcich) nezmazávajte! Zmazanie sa používa iba ak ste priradili funkciu osobe omylom.

Nastavenie dobrovoľníctva

• Nastavte Dobrovoľníctvo všetkým dobrovoľníkom v stredisku
  • Poďme sa pochváliť, koľko dobrovoľníkov v organizácii máme! V profile osôb je údaj Dobrovoľníctvo, dá sa nastaviť aj hromadne na karte Ľudia. Pri dobrovoľníkoch sa zobrazí pri mene malé modré srdiečko ♥ 
  • Ako dobrovoľníkov označte všetkých, ktorí sú:
    • animátori a spoluanimátori, hlavní vedúci a vedúci ZK
    • ale aj ľudí, ktorí pomáhajú v stredisku akoukoľvek dobrovoľníckou činnosťou, aj nepravidelnou (organizátori podujatí, táboroví vedúci, zvukári, technici, účtovníci, Tee-pee, písanie projektov, upratovanie, PR, správcovia webu, sociálnych sietí, hudobníci, každá ďalšia dobrovoľnícka činnosť v stredisku…)

Registrácia členov

Od roku 2019 nie je potrebné tlačiť a podpisovať registračné hárky.

Ako všetci určite vieme, TP nie je systém určený len na vykazovanie činnosti Ministerstvu, ale vie byť aj silným pomocníkom pre organizáciu, ak sa správne používa.

TP umožňuje evidovať aj nečlenov Domky, (napríklad si tak môžete uchovať kontakty na bývalých členov) a preto členov treba nejako odlíšiť. Slúžia na to Registrácie.

Registráciu členov je potrebné robiť priebežne počas roka.

Na prelome kalendárnych rokov 2022 a 2023 je potrebné:  1. uzavrieť registráciu za rok 2022 2. vytvoriť a uzavrieť prvú riadnu registráciu na rok 2023

Uzavretie registrácie 2022

Treba vykonať do 15.12.2022 Cieľom je mať registrácie zadané v TP priebežne, ale v rozumných dávkach, napríklad mesačne alebo štvrťročne (napr. začiatkom roka + na jar + pred letom + v septembri).

• Pridajte ľudí do registrácie, ak sa stali v roku 2022 členmi a ešte neboli pridaní do registrácie 2022
  • Vykonajte to len pre ľudí, ktorých ešte nemáte v žiadnej registrácii 2022
  • Pre tento krok odporúčame vytvoriť novú registráciu
• Zlúčte registrácie do väčších celkov
  • Ak ste ľudí registrovali pomocou individuálnej akcie Registrovať, TP im každému zvlášť vytvorilo registráciu a teda ich je tam celkom veľa.
  • Takéto registrácie pred schválením zlúčte do väčších celkov na karte Registrácie pomocou akcie Zlúčiť.
  • Zlúčiť sa dajú len registrácie v stave Odoslaná.
• Schváľte všetky hotové registrácie
  • Pridali sme vám oprávnenie na Schválenie registrácie.
  • Po schválení sa z Čakajúcich stanú Členovia.
  • Schválená registrácia sa na strediskovej úrovni už nedá meniť.

Pozn: Údaje týkajúce sa poplatkov a platby nie je možné využiť na evidenciu toho, kto koľko zaplatil na strediskovej úrovni. Tieto údaje slúžia na evidenciu členského do organizácie. Domka takéto členské zatiaľ nemá :), ale tieto údaje nevieme žiaľ v TP skryť.

Vytvorenie registrácie pre rok 2023

Treba vykonať do 31.1.2023

• Nastavte si preddefinovaný registračný poplatok
  • Podrobnosti nájdete v dokumente v sekcii “Registračné poplatky”.
  • V prípade, že členovia registračný poplatok neplatia, zvoľte možnosť: “Registračný poplatok – 0€” 

• Vytvorte a Schváľte prvú registráciu členov na obdobie 2023.
  • Odporúčame vytvoriť novú registráciu na karte Registrácie. Tento postup by už mal fungovať aj do 1000 ľudí, len treba byť trpezlivý. 
  • Nezabudnite  pri vytváraní novej registrácie zvoliť rok 2023.
  • V tejto registrácii by mali byť všetci aktívni členovia k januáru 2023 (predpokladá sa, že budú aktívni ďalej).

V prípade väčšieho počtu osôb, alebo pomalšieho internetového pripojenia sa môžu osoby načítavať aj niekoľko minút.

• Vytvorenú registráciu schváľte tiež do 31.1.2023
• Schválenie registrácie ju uzavrie a už ju na strediskovej úrovni nebude možné meniť, preto to robte, až keď si budete istí, že je všetko v poriadku.

Po schválení sa z Čakajúcich stanú Členovia

Podujatia, prezenčky a záverečné správy

Rovnaké tvrdenie o systéme ako pomocníkovi platí aj pri podujatiach. Pre každé podujatie za rok 2022, treba do 15.12.2022 urobiť nasledovné:

• Vytvorte podujatie
• Vyplňte a odošlite záverečnú správu
• Vyplňte prezenčku

Nižšie popíšeme viac k jednotlivým krokom, bez zmeny oproti minulému roku.

Pre podujatia usporiadané po 15.12.2022 platí pravidlo, že musia byť zadané v TP aj s vyplnenou a odoslanou ZS do 10 dní od uskutočnenia podujatia, najneskôr však 10.1.2023

Vytváranie podujatí

Nastavujú sa tu informácie pre organizáciu (hlavne pre účastníkov a sekretariát). Stačí vypĺňať všetky údaje označené hviezdičkou. Ostatné údaje sú informácie naviac, hlavne pre účastníkov. Niektoré z týchto informácii sa prenášajú do záverečnej správy.

Prepínače v spodnej časti upravujú možnosť prihlásiť sa na podujatie (resp. pridať ľudí na podujatie).

Väčšina podujatí na úrovni strediska bude mať oba prepínače vypnuté. 

Prepínače zapnite, iba ak to podujatie vyžaduje.

Pridávanie a pozývanie ľudí

Celé toto pridávanie/pozývanie ľudí na podujatie je pomôcka pre organizátorov podujatí. Ako som písal vyššie, spomenuté dva prepínače vedia obmedziť či rozšíriť možnosť prihlasovania sa na podujatie.

Tento krok pridávania a pozývania ľudí nie je nutný.

Prečo vôbec pridávať ľudí na podujatie?

• TP nám vytvorí prezenčku, ktorú môžeme dať podpísať účastníkom.
• TP samé prenesie štatistiky do ZS (počet účastníkov a osobodní, vekové rozloženie).
• Vieme tak vyexportovať zoznam účastníkov s ich údajmi do Excelu.

Záverečné správy

ZS slúžia ako výstup pre Ministerstvo školstva. Pre každé podujatie teda vypĺňajte ZS podľa zaužívaných zvyklostí:

Za každé podujatie vyplňte ZS a odošlite ju.

V každej ZS:

• Nastavte typ a kategóriu podujatia
  • Žiaľ neprenáša sa to sem z údajov o podujatí, lebo sú to dve rôzne veci.
• Označte, či je podujatie hradené z dotácie MŠVVaŠ
  • Toto ovplyvní vzhľad prezenčky – pridajú sa na spodok logá ministerstva a Iuventy a potrebený text.
  • Tiež to ovplyvní povinnosť polí Cieľ a Program.
• Vyplňte štatistiky o účastníkoch
  • Uľahčiť si to viete tak, že do podujatia pridáte všetkých zúčastnených ľudí a štatistiky sa  vypočítajú automaticky.
  • Počet dní sa počíta vždy automaticky z údajov o podujatí. Jeden deň sa ráta až keď podujatie trvá aspoň 3 hodiny (≥27h = 2 dni, ≥51h = 3 dni…).
  • Počet osobodní sa vždy počíta automaticky z údajov o podujatí a počtu účastníkov (aj keď ho zadáte ručne).
• Vyplňte čo najpresnejšiu adresu podujatia
  • Adresa sa niekedy neprenáša z údajov o podujatí. Pracuje sa na tom.
• Vyplňte zodpovednú osobu za podujatie
  • Automaticky sa predvyplní osoba, ktorá podujatie vytvorila.
• Vyplňte ciele, program a zhodnotenie podujatia
  • Obe polia majú obmedzený počet znakov, ktoré určilo MŠ.
  • Ak podujatie bolo hradené z dotácie MŠ, tieto polia sú povinné. Dajte si záležať na poriadnom vyplnení týchto polí.
  • Ak podujatie nebolo hradené z ministerskej dotácie, tieto polia môžete popísať jednoduchšie, napr. jednou vetou v každom poli.
• ZS odošlite stlačením Odoslať.
  • ZS môžete uložiť ako rozpracovanú aj bez vyplnenia všetkých polí. (Predtým to nešlo). Po dokončení ju treba Odoslať.
  • Po odoslaní ju už na vašej strane nebude možné meniť. Na sekretariáte vedia ZS zmeniť, alebo vám ju znova otvoriť. Dávajte si však pozor, aby bola ZS správne vyplnená pred odoslaním, aby sa k tomuto kroku nemuselo pristupovať.

Prezenčky

• Z každého podujatia vyplňte prezenčnú listinu.
  • Prezenčka sa predvyplní z údajov podujatia a prihlásených ľudí.
  • Prezenčka sa dá stiahnuť stlačením ikony tlačiarne vpravo hore.
  • Prezenčky z TP sú v aktuálne potrebnom formáte (viaceré aktuálne formáty sa mierne líšia napr logom)

Uvediem 3 príklady ako pripraviť prezenčky z podujatia, ktoré pomôžu snáď pri akomkoľvek podujatí:

Malé podujatie s členmi Domky

Prezenčku si na podujatie môžete predpripraviť tak, že v TP pridáte do podujatia všetkých plánovaných účastníkov (napr. členov stretka) a prezenčku vytlačíte a dáte im ju na podujatí podpísať. Do takejto predpripravenej prezenčky môžete vpisovať ľudí aj ručne, poprípade ľudí z prezenčky škrtať. Následne v TP upravte účastníkov podľa skutočných zúčastnených, aby sa vám správne vypočítali štatistiky do ZS.

Veľké podujatie s členmi aj nečlenmi Domky (napríklad Deň detí).

Prezenčku si na podujatie môžete predpripraviť tak, že do podujatia pridáte všetkých plánovaných účastníkov a prezenčku vytlačíte. Vytlačíte si tiež niekoľko prázdnych prezenčiek, v ktorých vyplníte hlavičky (údaje o podujatí). Ľudia, ktorých máte v TP a teda aj na vygenerovanej prezenčke sa budú podpisovať do tejto predpripravenej a ľudia, ktorých v TP nemáte a ani nechcete mať sa budú podpisovať do prázdnych prezenčiek. Následne ručne upravíte štatistiky v ZS z podujatia (nemusíte teda pridávať cudzích ľudí do TP a do podujatia).

Spočítajte celkový počet strán a na prvej strane vytlačenej prezenčky upravte toto číslo perom (napr dopísaním +5, ak nových strán je päť). Prezenčku zospinkujte.

Ručné písanie prezenčky

Samozrejme, stále zostáva možnosť vyplniť celú prezenčku ručne. Následne sa môžete rozhodnúť, či vyplníte štatistiky v ZS ručne, alebo či pridáte ľudí do podujatia podľa prezenčky a teda sa vám vyplnia štatistiky v ZS automaticky.